HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY KÄLVIÄN 4H:SSA

Kälviän 4H-yhdistys kerää jäsenten toimintaan osallistuvien muiden henkilöiden, työntekijöiden, asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden edustajien henkilötietoja toimintansa toteuttamiseen, tilastoimiseen ja tiedottamiseen.

Kälviän 4H-yhdistys hallinnoi ja ylläpitää alla lueteltuja henkilörekistereitä sekä niihin liittyviä tietosuojaselosteita. Henkilörekisterit ovat osittain päällekkäisiä, sillä henkilörekisterit määräytyvät kerättyjen henkilötietojen sekä henkilötietojen keräämisen laillisen perusteen mukaan.

Tietosuojaselosteista käy ilmi, miten henkilötiedot on kerätty, miten niitä säilytetään sekä kuka/ketkä pääsevät tietoihin käsiksi, Jäsenet voivat katsella ja päivittää omia henkilötietojaan myös verkkoasiointilomakkeella tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen kalvia@4h.fi.

Mikäli haluat erota yhdistyksen jäsenyydestä, ole hyvä ja ilmoita siitä 4H-yhdistykseen p. 040 3350 080 /Tuire Matilainen tai kalvia@4h.fi, niin lakkautamme jäsenyyden.

KÄLVIÄN 4H-YHDISTYKSEN YLEINEN TIETOSUOJASELOSTE

Tietosuojaseloste: Kälviän 4H-yhdistyksen toimintoihín (yleinen)

Pvm:                     24.5.2018                                                                       Viite:                     Eu:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

Rekisterinpitäjä

Nimi:                     Kälviän 4H-yhdistys ry                                                   Osoite:                  Kälviäntie 24 B 68300 Kälviä

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Nimi :                    Tuire Matilainen, toiminnanjohtaja                                 Osoite:                  Kälviäntie 24 B 68300 Kälviä                                         Sähköposti:          kalvia@4h.fi                                                                   Puhelin:                044 3350 080

Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus

Kälviän 4H-yhdistys kerää jäsenten, toimintaan osallistuvien muiden henkilöiden, työntekijöiden, asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden edustajien henkilötietoja toimintansa toteuttamiseen, Tilastoimiseen ja tiedottamiseen siinä laajuudessa kuin on välttämätöntä esim. työn tai toimintojen suorittamiseen ja toteuttamiseen.

Noudatamme Henkilötietojen käsittelyssä 4H-yhdistyksen arkistointi- ja hallintosääntöjä sekä hankkeiden puitteissa olevien henkilötietojen käsittelyssä myös maaseutuviranomaisen määräyksiä. (Lisäksi  Laki maaseudun kehittämisen tukemisesta 28/2014 ja Valtioneuvoston asetus maaseudun hanketoiminnan tukemisesta 1174/2014)

Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät  Rekisterit sisältävät seuraavia henkilötietoja:

•   Jäsenet: Nimi, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero, huoltajan tiedot ja sähköpostiosoite sekä kuvauslupa. Liittymislomakkeessa kysytään myös allergioista, mutta niitä ei kirjata jäsenrekisteriin vaan se kysytään kussakin toiminnossa uudestaan. Lue lisää 4H-liiton jäsenrekisterin tietosuojaselosteesta.
• Kerholaiset: Nimi, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero, huoltajan tiedot ja sähköpostiosoite, ohjauksen ja osallistujan kannalta oleelliset tiedot (esim. allergiat sekä kuvaus- ja julkaisuluvat).
• Kurssilaiset, leiriläiset ja retkeläiset: Nimi, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero, huoltajan tiedot ja sähköpostiosoite (nuori), huoltajan yhteystiedot sekä ohjauksen ja osallistujan kannalta oleelliset tiedot (esim. allergiat sekä kuvaus- ja julkaisuluvat).
• Työntekijät: Yhteystiedot, sähköpostiosoite, tilinumero sekä verotiedot ja verokortti. Työsopimus ja verokortti skannataan sähköiseen talousjärjestelmään, johon on myös kirjanpitäjällä pääsy.
• Asiakkaat: Nimi, osoite, puhelinnumero, yhteydenottoon liittyvät yksityiskohdat (kuten työpalvelutarpeen kuvaus) sekä 4H-kotipalvelussa välttämättömimmät terveystiedot, jotka tulee ottaa huomioon ja laskutusosoite mikäli eri kuin palvelun toimitusosoite.

Tietojen säilytysaika ja/tai säilytysajan määräytymisperusteet

- Säilytämme kerättyjä henkilötietoja vain sitä varten kerätyn toiminnan ajaksi*. Paitsi

- Toteutuneen toiminnan jälkeen tiedot tilastoidaan määrällisesti ja osallistujalistat arkistoidaan 2 vuoden ajaksi tilastoinnin todentamista varten. Osallistujalistoissa on vähintään osallistujan nimi, mutta tilastosta riippuen allekirjoitus sekä ikä/syntymävuosi, huoltajien yhteystiedot tai muita tärkeimpiä tilastointitietoja. Noudatamme 4H-yhdistyksen arkistointi- ja hallintosääntöjä sekä hankkeiden puitteissa olevien henkilötietojen käsittelyssä myös maaseutuviranomaisen määräyksiä.

- Kesätyöhaussa säilytämme työnhakulomakkeita nuorten työllistymisen ajan.

-